Payroll and Administration

Offer

Here are some basic advantages accruing from outsourcing the payroll and personnel management:

  • Reducing the company’s operating costs related to a payroll and personnel department (no need to invest in tools and competences)
  • Guarantee of respecting the changing provisions of labour law, Social Security, and personal income tax
  • Transfer of responsibility to the outsourcing company
  • The obligatory liability insurance of the external entity
  • Guarantee of confidentiality of payroll data and of not disclosing the data within the company
  • Security of data storage (back-up, antivirus software, security procedures)
  • Meeting deadlines for submitting documents and making payments after hiring employees
  • Day-to-day consulting in the area of labour law, Social Security, and personal income tax

SR Polska’s Payroll and Personnel Department has been for years supporting its Clients by professionally going through the calculation of remunerations and keeping the personnel documentation.

A high quality of services, a broad range of competence, and practical knowledge of up-to-date legal provisions, as well as many years’ experience enable SR Polska to adjust its offer to Clients of very diversified business profiles and to propose tested methods of cooperation.

We are experienced in carrying out outsourcing contracts at different stages of progress, from servicing the payroll and personnel of a newly-established entity, through taking over an existing outsourcing, all the way to substituting the HR departments within companies.

We adjust the range of our services to the size and needs of the Client.

PAYROLL ADMINISTRATION – an Example of Range of Services

  • Calculating the remunerations as provided by the law and the remuneration policy
  • Settling the work time on the basis of electronic readers or paper documentation kept by the Client
  • Accounting for periods of sick leave and keeping the benefit documentation
  • Conducting the activities related to an attachment of earnings
  • Settling remunerations payable under civil-law contracts, management contracts, and settling remunerations of management board members
  • Completing the monthly and annual forms concerning advances withheld on personal income tax (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-40)
  • Completing the monthly and annual ZUS forms (ZUS DRA, ZUS RCX, ZUS RSA, ZUS ZZA, ZUS IWA, the annual statement of withheld Social Security contributions financed by the employee)
  • Registration at the Social Security ZUS and removal from ZUS of employees, family members, and persons hired under civil-law contracts (ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA)
  • Completing the monthly and annual forms required for the State Fund for Rehabilitation of the Disabled PFRON
  • Reporting on remunerations as required by the Central Statistical Office GUS
  • Preparing reports concerning remuneration costs of particular departments
  • Preparing payroll listings for internal reporting / the shareholder
  • Calculating provisions for periods of leave
  • Issuing employment and remuneration certificates
  • Signing documents in the name of the Client
  • Making bank transfers of remunerations, ZUS contributions, personal income tax, and PFRON contributions (guarantee of full confidentiality of payroll data)
  • Help and support during inspections carried out by ZUS and tax authorities
  • Preparing documentation for retirement and pension purposes (ZUS RP-7)
  • Consultations on day-to-day personnel and payroll matters
  • Consulting in the area of labour law, Social Security, and personal income tax

And also:

  • Completing the formalities related to seconding employees abroad (form A-1)
  • Settling remunerations, taxes, and Social Security during a secondment of an employee abroad
  • Settling tax and Social Security contributions on remunerations of foreigners seconded to Poland
  • Requesting ZUS and tax authorities to issue certificates of no arrears on ZUS contributions and personal income tax
  • Requesting ZUS and tax authorities to issue interpretations concerning doubtful matters (different and sometimes contradictory opinions of tax authorities, Social Security ZUS, and of Labour Inspectorate on the same or similar matters)
  • Amending ZUS returns for previous years, before SR Polska took over the payroll management, and amending ZUS returns due to the exceeded 30th multiple of the base for retirement insurance and pension insurance

Day-to-day cooperation with a tax adviser enables our staff to consult tax provisions and to refer to updated legal documents and interpretations.

KEEPING PERSONNEL FILES – an Example of Range of Services

  • Taking over the Client’s personal files or preparing the personal files if such documentation was never kept previously
  • Keeping and completing the personnel documentation on a day-to-day basis
  • Preparing standard employment contracts, appendices, agreements, terminations, employment certificates and other documents related to the hiring process, the employment relationship, and to the termination of an employment contract
  • Preparing documents related to penalties and rewards
  • Determining rights to severance benefits and compensations
  • Preparing the documentation related to bailiff seizures
  • Possibility of preparing a bilingual version of personnel documents (Polish-French and Polish-English)
  • Issuing recommendations for preliminary, periodic and preventive medical check-ups, and monitoring check-up dates
  • Assuring constant cooperation with a firm specializing in occupational safety BHP and running training courses in BHP, preparing the documentation related to professional risks, the documentation related to accidents at work, on the way to work, etc.
  • Determining the number of days of vacation available and keeping vacation records
  • Reporting on staff data as required by the Central Statistical Office GUS
  • Preparing reports and listings related to staff
  • Help and support during an inspection carried out by the National Labour Inspectorate
  • Preparing work policies, remuneration policies, and Entity’s Fund for Social Benefits policies
  • Consulting and help in solving problems in the area of labour law

We are ready to help you in Polish, French, and English.

Katarzyna Holubiuk

contact us

Cookie/Ciasteczka

Co to jest plik „Cookie”?

„Cookies” (Ciasteczka) są to pojedyncze, małe pliki tekstowe, wysyłane przez odwiedzane strony internetowe i pobierane na komputerze użytkownika. Informacje zawarte w tych plikach pozwalają na odczytanie informacji w nich zawartych jedynie przez stronę, która je utworzyła. Tym samym strona internetowa nie może mieć dostępu do innych plików znajdujących się na komputerze użytkownika.

W jakim celu strony internetowe należące do SR Polska korzystają z plików cookie?

Pliki „cookie” używane na naszych stronach internetowych umożliwiają odpowiednią personalizację wyświetlanych na stronie informacji i zaprezentowanie treści dostosowanej do potrzeb użytkownika.

Czy mogę zrezygnować z akceptowania cookies?

Czynności związane z przechowywaniem i wysyłaniem ciasteczek są obsługiwane przez przeglądarki internetowe i są niewidoczne dla użytkownika. Większość używanych przeglądarek domyślnie akceptuje Ciasteczka. Jednakże użytkownik, może ustawić tak przeglądarkę, by móc odrzucać prośby o przechowanie ciasteczek w ogóle lub wybranych ciasteczek. Można to zrobić za pomocą ustawień w przeglądarce. Zanim zdecydujesz się zmienić domyślne ustawienia pamiętaj jednak, że wiele Ciasteczek pomaga podniesieniu wygody korzystania ze strony. Wyłączenie Ciasteczek może mieć wpływ na to jak będą się wyświetlać nasze strony w Twojej przeglądarce.

Jak wyłączyć obsługę ciasteczek?

Dla przeglądarki Firefox:

  1. Na górze okna przeglądarki naciśnij przyciskFirefox, (w systemie Windows XP kliknij menuNarzędzia) i wybierz Opcje.
  2. Następnie wybierz panel Prywatność.
  3. Z menu rozwijanego elementu Program Firefox: wybierz opcję: będzie używał ustawień historii użytkownika.
  4. Zaznacz Akceptuj ciasteczka, by włączyć, odznacz, by wyłączyć obsługę ciasteczek.
  5. Wybierz okres przechowywania ciasteczek:
    a) Przechowuj: aż wygasną – ciasteczko zostanie usunięte po osiągnięciu daty wygaśnięcia, która jest określana przez witrynę wysyłającą
    ciasteczko.
    b) Przechowuj: do zamknięcia programu Firefox – ciasteczka przechowywane na komputerze będą usuwane przy zamknięciu Firefoksa.
    c) Przechowuj: pytaj za każdym razem – za każdym razem, gdy witryna próbuje wysłać ciasteczko, przeglądarka wyświetli monit z prośbą
    o podjęcie decyzji w sprawie przechowywania ciasteczka.
  6. Naciśnij przycisk OK, by zamknąć okno opcji

Więcej o ustawieniach przeglądarki Firefox

Dla przeglądarki Google Chrome:

  1. Kliknij menu Chrome na pasku narzędzi przeglądarki.
  2. Wybierz Ustawienia.
  3. Kliknij Pokaż ustawienia zaawansowane.
  4. W sekcji Prywatność kliknij przycisk Ustawienia treści.
  5. W sekcji Pliki cookie możesz zmienić następujące ustawienia plików cookie:
    a) Domyślne blokowanie plików cookie
    – Blokowanie wszystkich plików cookie: wybierz Blokuj próby umieszczenia na komputerze danych z witryn. Pamiętaj, że to ustawienie
    uniemożliwia działanie większości stron, które wymagają zalogowania się.
    – Blokowanie tylko plików cookie innych firm: zaznacz pole wyboru Ignoruj wyjątki i blokuj tworzenie plików cookie innych firm.
    Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje odrzucanie pochodzących z witryny plików cookie innych firm, nawet jeśli witryna została
    dodana do listy Wyjątki i może tworzyć pliki cookie na komputerze.
    b) Domyślne zezwalanie na pliki cookie
    Jeśli chcesz zezwalać zarówno na własne pliki cookie, jak i innych firm, zaznacz Zezwalaj na przechowywanie danych lokalnie.
    Aby akceptować tylko własne pliki cookie, zaznacz pole wyboru Blokuj bez wyjątku wszystkie pliki cookie innych firm.

Więcej o ustawieniach przeglądarki Chrome

Dla przeglądarki Internet Explorer 9:

  1. W oknie przeglądarki kliknij przycisk Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Opcje internetowe.
  2. Kliknij kartę Prywatność, a następnie w obszarze Ustawienia przesuń suwak do najwyższego położenia, aby zablokować wszystkie pliki cookie, lub do najniższego położenia, aby zezwolić na wszystkie pliki cookie, a następnie kliknij przycisk OK.

Więcej o ustawieniach przeglądarki Internet Explorer 9

Ochrona danych osobowych – klauzula informacyjna

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informuję, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest SR Polska Sp. z o.o. ul. Tytusa Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000247061. Przekazane nam dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu realizacji zawartej umowy, w celach dochodzenia należności w przypadku powstania wierzytelności lub w celach kontaktowych.

Prawo do sprzeciwu.

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych, przetwarzanych w celu i na podstawie wskazanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub Państwa dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny dla prawidłowego wykonania umowy, do przedawnienia dochodzenia roszczeń wynikających z zawartej umowy nie dłużej jednak niż  przez 5 lat do końca roku obrachunkowego (maksymalnie prawie 6 lat) po jej zakończeniu z uwagi na wymogi przepisów prawa o rachunkowości oraz przepisów podatkowych.

Pani(a) dane mogą być udostępniane innym podmiotom gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa, gdy jest to prawnie uzasadniony interes Administratora Danych  bądź, gdy wyrazi Pan(i) na to zgodę, a także podmiotom, w zakresie usług księgowych i informatycznych, z którymi zawarto pisemnej umowy powierzenia.

Zgodnie z RODO, przysługuje Państwu prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych
  • żądania usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania
  • przenoszenia danych
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego

Podanie danych jest dobrowolne z tym, że odmowa ich podania może utrudnić albo uniemożliwić należyte wykonanie umowy.

Informuję, że nie podejmuję decyzji w sposób zautomatyzowany i Państwa dane nie są profilowane.

Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1) – dalej Rozporządzenie RODO.

Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest SR Polska Sp. z o. o. | ul. Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa | Numer KRS 0000247061 | Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Dane kontaktowe

Jako Administrator nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez nas oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych mogą Państwo skontaktować się na adres email: srpolska@srpolska.pl lub pisemnie na adres: SR Polska Sp. z o. o. | ul. Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa.

Przetwarzanie danych

Cel przetwarzania danych

  • zawarcie i wykonanie umowy oraz świadczenie usług zgodnie z umową,
  • dla celów marketingowych Administratora, w tym profilowania dla celów marketingowych i w celach analitycznych,
  • dla celów marketingowych, w tym analitycznych i profilowania osób trzecich, w tym partnerów Administratora,
  • ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń związanych z zawartą z Panią/Panem umową/świadczonymi usługami.

 

Podstawa przetwarzania danych

  • niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy,
  • udzielona zgoda, a w niektórych przypadkach (np., kontaktu w celu uzyskania zgody) także uzasadniony interes Administratora,
  • zgoda, w razie nieudzielenia zgody dane osobowe nie są przetwarzane w tym celu,
  • niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora; uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń.

Konkretny cel i podstawa przetwarzania są podawane w odrębnej informacji kierowanej do osób, których dane dotyczą.

Bezpieczeństwo danych osobowych

W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator przyjął Politykę ochrony danych, która kompleksowo określa zasady ochrony danych osobowych. Wdrożone zostały także procedury umożliwiające dostęp do danych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.

Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia rejestracji operacji na danych osobowych oraz identyfikowalności osób dokonujących tych operacji.

Administrator dokłada należytej staranności, aby podmioty z nim współpracujące dawały gwarancje stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do zidentyfikowanych zagrożeń.

Okres przez który dane będą przechowywane

Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy / świadczenia usług lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy.

  • Tam, gdzie przetwarzamy dane osobowe w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora, Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane dla określonego celu jeżeli zgłoszą Państwo sprzeciw wobec takiego przetwarzania.
  • Jeśli przetwarzamy dane w oparciu o Państwa zgodę, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej wycofania.

 

Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora m.in. dostawcom usług IT, podmiotom przetwarzającym dane w celu windykacji należności, oraz firmie księgowej, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie, zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto, wszyscy nasi pracownicy i współpracownicy mający dostęp do Państwa danych osobowych zostali indywidualnie upoważnieni do przetwarzania tych danych oraz pouczeni o spoczywających na nich obowiązkach w zakresie ochrony prywatności naszych Klientów.

Przekazywanie danych poza EOG

Zebrane dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia).

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do Twoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, możecie Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych. W szczególności przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i w celach analitycznych.

  • W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda, mają Państwo prawo cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  • W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy / świadczenia usług lub przetwarzane na podstawie zgody – przysługuje Państwu także prawo do przenoszenia danych osobowych. W takiej sytuacji otrzymacie Państwo od nas swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego. Możecie Państwo przesłać te dane innemu administratorowi danych.
  • Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
  • Podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową / świadczonymi na jej podstawie usługami jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonywania umowy – bez podania danych osobowych nie jest możliwe zawarcie umowy / świadczenie usług.
  • Podanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.

Zmiana Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki poprzez opublikowanie nowej wersji Polityki w Serwisie.



Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej.

Dowiedz się więcej
Rozumiem