Le Département de Paie

offre

Voici quelques avantages de base provenant de l’externalisation de l’administration de la paie et des dossiers personnels :

  • Réduction des coûts d’exploitation de la société liés au service de la paie et du personnel (faute de nécessite d’investir dans les outils et compétences)
  • Garantie de respecter les dispositions changeantes du droit du travail, de la Sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu
  • Transfert de la responsabilité au prestataire de services d’externalisation
  • Assurance obligatoire de la responsabilité civile de l’entité externe
  • Garantie de confidentialité des informations sur les rémunérations et de non-divulgation au sein de la société
  • Sécurité de stockage des données (back-up, logiciel antivirus, procédures de sécurité)
  • Respect des délais de dépôt des déclarations et de paiement des sommes découlant de l’embauche des salariés
  • Conseil quotidien dans le domaine du droit du travail, de la Sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu

L’équipe du Département de la paie et du personnel de SR Polska soutient nos clients depuis des années par la réalisation professionnelle des processus liés au calcul des rémunérations et à la gestion des dossiers personnels.

La haute qualité de prestation de services, les compétences étendues et la connaissance pratique des dispositions légales actuelles permettent à SR Polska d’ajuster son offre aux besoins des Clients caractérisés par un profil d’activité très diversifié et de vous proposer des méthodes de coopérations éprouvées.

Nous sommes expérimentés dans la réalisation des contrats d’externalisation caractérisés par un degré d’avancement varié : depuis le service de la paie et du personnel d’une entité nouvellement fondée, en passant par les reprises d’une externalisation existante, jusqu’à la substitution du service des ressources humaines au sein de la société.

Nous adaptons la portée de nos services à la taille et aux besoins du Client.

ADMINISTRATION DE LA PAIE – exemple de portée de services

  • Calcul des rémunérations conformément aux dispositions légales et aux principes de la politique salariale
  • Règlement du temps de travail basé sur les données des lecteurs électroniques ou sur la documentation papier tenue par le Client
  • Règlement des congés de maladie et tenue de la documentation relative aux allocations
  • Réalisation des démarches liées à la saisie sur rémunération
  • Règlement des rémunérations au titre des contrats régis par le droit civil et des contrats de gestion ; règlement des rémunérations du directoire, etc.
  • Remplissage des déclarations de revenus mensuelles et annuelles (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-40)
  • Remplissage des déclarations et rapports de revenus mensuels et annuels exigés par la Sécurité sociale ZUS (ZUS DRA, ZUS RCX, ZUS RSA, ZUS ZZA, ZUS IWA, l’information annuelle sur les cotisations supportées par l’employé)
  • Immatriculation à la Sécurité sociale ZUS et radiation de la Sécurité sociale ZUS des employés, membres de famille et des personnes employées sur la base des contrats en droit civil (ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA)
  • Remplissage des déclarations mensuelles et annuelles pour le Fonds national de la rééducation des personnes handicapées PFRON
  • Établissement des rapports sur les rémunérations exigés par l’Office central des statistiques GUS
  • Établissement des rapports sur la masse salariale des services individuels
  • Établissement des états de la paie aux fins de la communication interne / pour l’associé
  • Calcul des provisions pour congés
  • Délivrance des certificats d’emploi et de rémunération
  • Signature des documents au nom du Client
  • Réalisation au nom de l’employeur des virements bancaires au titre des rémunérations, de la Sécurité sociale ZUS, de l’impôt sur le revenu et du fonds PFRON (garantie de pleine confidentialité des données de la paie)
  • Aide et soutien au cours d’un contrôle de ZUS et des organismes fiscaux
  • Établissement de la documentation aux fins de la retraite et des rentes (ZUS RP-7)
  • Consultations sur les problèmes courants de paie et de personnel
  • Conseil dans le domaine du droit du travail, de la Sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu

Ainsi que :

  • Accomplissement des formalités liées au détachement des employés à l’étranger (le formulaire A-1)
  • Règlement des rémunérations, des impôts et des cotisations de Sécurité sociale au cours d’un détachement d’un employé à l’étranger
  • Règlement des impôts et des cotisations sur les rémunérations des étrangers détachés au travail en Pologne
  • Demandes au nom du Client à la Sécurité sociale ZUS et aux bureaux des contributions de délivrer le certificat de non-redevance des cotisations de ZUS et de l’impôt sur le revenu
  • Demande des interprétations individuelles à la Sécurité sociale ZUS et des interprétations fiscales relatives aux questions douteuses (opinions différentes et parfois contradictoires des organismes fiscaux, de la Sécurité sociale ZUS et de l’Inspection nationale du travail relatives aux mêmes ou pareilles questions)
  • Établissement des déclarations ZUS rectificatives pour les années précédant la prise de l’administration de la paie par SR Polska et établissement des déclarations ZUS rectificatives suite au dépassement du 30e multiple de la base des assurances de retraite et de rente

La coopération quotidienne avec un conseiller fiscal permet à nos collaborateurs de consulter les dispositions légales à jour et d’accéder à la réglementation et à des interprétations actuelles.

ADMINISTRATION DES DOSSIERS PERSONNELS – exemple de portée de services

  • Prise des dossiers tenus par le Client ou constitution des dossiers personnels s’ils font toujours défaut
  • Tenue et mise à jour de la documentation des ressources humaines
  • Établissement des contrats de travail, annexes, accords, dénonciations, certificats de travail standard et d’autres documents liés à l’embauche, à la relation d’emploi et au licenciement
  • Établissement des documents relatifs aux punitions et récompenses
  • Vérification du droit au paiement des indemnités de cessation d’emploi et des dédommagements
  • Préparation de la documentation relative aux saisies d’huissier
  • Possibilité d’établissement une version bilingue des documents personnels (polonaise-française et polonaise-anglaise)
  • Délivrance de recommandations d’examen médical préliminaire, périodique et de contrôle et suivi des dates d’examens
  • Garantie d’une coopération constante avec une société d’hygiène et sécurité du travail (BHP) prestataire de formations BHP, élaboration de la documentation sur le risque professionnel, de la documentation sur les accidents du travail et en allant au travail, etc.
  • Détermination du nombre des jours des congés de vacance et enregistrement des congés pris
  • Établissement des rapports sur les ressources humaines exigés par l’Office central des statistiques GUS
  • Établissement des rapports et des états liés aux ressources humaines
  • Aide et soutien au cours d’un contrôle de l’Inspection nationale du travail
  • Élaborations des règlements de travail, des règlements de rémunérations, des règlements de Fonds d’entreprise des prestations sociales
  • Conseil et aide pour résoudre les problèmes de droit du travail

Nous sommes prêts à vous servir en langues polonaise, française et anglaise.

Katarzyna Holubiuk

Contactez-nous

Cookie/Ciasteczka

Co to jest plik „Cookie”?

„Cookies” (Ciasteczka) są to pojedyncze, małe pliki tekstowe, wysyłane przez odwiedzane strony internetowe i pobierane na komputerze użytkownika. Informacje zawarte w tych plikach pozwalają na odczytanie informacji w nich zawartych jedynie przez stronę, która je utworzyła. Tym samym strona internetowa nie może mieć dostępu do innych plików znajdujących się na komputerze użytkownika.

W jakim celu strony internetowe należące do SR Polska korzystają z plików cookie?

Pliki „cookie” używane na naszych stronach internetowych umożliwiają odpowiednią personalizację wyświetlanych na stronie informacji i zaprezentowanie treści dostosowanej do potrzeb użytkownika.

Czy mogę zrezygnować z akceptowania cookies?

Czynności związane z przechowywaniem i wysyłaniem ciasteczek są obsługiwane przez przeglądarki internetowe i są niewidoczne dla użytkownika. Większość używanych przeglądarek domyślnie akceptuje Ciasteczka. Jednakże użytkownik, może ustawić tak przeglądarkę, by móc odrzucać prośby o przechowanie ciasteczek w ogóle lub wybranych ciasteczek. Można to zrobić za pomocą ustawień w przeglądarce. Zanim zdecydujesz się zmienić domyślne ustawienia pamiętaj jednak, że wiele Ciasteczek pomaga podniesieniu wygody korzystania ze strony. Wyłączenie Ciasteczek może mieć wpływ na to jak będą się wyświetlać nasze strony w Twojej przeglądarce.

Jak wyłączyć obsługę ciasteczek?

Dla przeglądarki Firefox:

  1. Na górze okna przeglądarki naciśnij przyciskFirefox, (w systemie Windows XP kliknij menuNarzędzia) i wybierz Opcje.
  2. Następnie wybierz panel Prywatność.
  3. Z menu rozwijanego elementu Program Firefox: wybierz opcję: będzie używał ustawień historii użytkownika.
  4. Zaznacz Akceptuj ciasteczka, by włączyć, odznacz, by wyłączyć obsługę ciasteczek.
  5. Wybierz okres przechowywania ciasteczek:
    a) Przechowuj: aż wygasną – ciasteczko zostanie usunięte po osiągnięciu daty wygaśnięcia, która jest określana przez witrynę wysyłającą
    ciasteczko.
    b) Przechowuj: do zamknięcia programu Firefox – ciasteczka przechowywane na komputerze będą usuwane przy zamknięciu Firefoksa.
    c) Przechowuj: pytaj za każdym razem – za każdym razem, gdy witryna próbuje wysłać ciasteczko, przeglądarka wyświetli monit z prośbą
    o podjęcie decyzji w sprawie przechowywania ciasteczka.
  6. Naciśnij przycisk OK, by zamknąć okno opcji

Więcej o ustawieniach przeglądarki Firefox

Dla przeglądarki Google Chrome:

  1. Kliknij menu Chrome na pasku narzędzi przeglądarki.
  2. Wybierz Ustawienia.
  3. Kliknij Pokaż ustawienia zaawansowane.
  4. W sekcji Prywatność kliknij przycisk Ustawienia treści.
  5. W sekcji Pliki cookie możesz zmienić następujące ustawienia plików cookie:
    a) Domyślne blokowanie plików cookie
    – Blokowanie wszystkich plików cookie: wybierz Blokuj próby umieszczenia na komputerze danych z witryn. Pamiętaj, że to ustawienie
    uniemożliwia działanie większości stron, które wymagają zalogowania się.
    – Blokowanie tylko plików cookie innych firm: zaznacz pole wyboru Ignoruj wyjątki i blokuj tworzenie plików cookie innych firm.
    Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje odrzucanie pochodzących z witryny plików cookie innych firm, nawet jeśli witryna została
    dodana do listy Wyjątki i może tworzyć pliki cookie na komputerze.
    b) Domyślne zezwalanie na pliki cookie
    Jeśli chcesz zezwalać zarówno na własne pliki cookie, jak i innych firm, zaznacz Zezwalaj na przechowywanie danych lokalnie.
    Aby akceptować tylko własne pliki cookie, zaznacz pole wyboru Blokuj bez wyjątku wszystkie pliki cookie innych firm.

Więcej o ustawieniach przeglądarki Chrome

Dla przeglądarki Internet Explorer 9:

  1. W oknie przeglądarki kliknij przycisk Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Opcje internetowe.
  2. Kliknij kartę Prywatność, a następnie w obszarze Ustawienia przesuń suwak do najwyższego położenia, aby zablokować wszystkie pliki cookie, lub do najniższego położenia, aby zezwolić na wszystkie pliki cookie, a następnie kliknij przycisk OK.

Więcej o ustawieniach przeglądarki Internet Explorer 9

Ochrona danych osobowych – klauzula informacyjna

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informuję, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest SR Polska Sp. z o.o. ul. Tytusa Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000247061. Przekazane nam dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu realizacji zawartej umowy, w celach dochodzenia należności w przypadku powstania wierzytelności lub w celach kontaktowych.

Prawo do sprzeciwu.

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych, przetwarzanych w celu i na podstawie wskazanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub Państwa dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny dla prawidłowego wykonania umowy, do przedawnienia dochodzenia roszczeń wynikających z zawartej umowy nie dłużej jednak niż  przez 5 lat do końca roku obrachunkowego (maksymalnie prawie 6 lat) po jej zakończeniu z uwagi na wymogi przepisów prawa o rachunkowości oraz przepisów podatkowych.

Pani(a) dane mogą być udostępniane innym podmiotom gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa, gdy jest to prawnie uzasadniony interes Administratora Danych  bądź, gdy wyrazi Pan(i) na to zgodę, a także podmiotom, w zakresie usług księgowych i informatycznych, z którymi zawarto pisemnej umowy powierzenia.

Zgodnie z RODO, przysługuje Państwu prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych
  • żądania usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania
  • przenoszenia danych
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego

Podanie danych jest dobrowolne z tym, że odmowa ich podania może utrudnić albo uniemożliwić należyte wykonanie umowy.

Informuję, że nie podejmuję decyzji w sposób zautomatyzowany i Państwa dane nie są profilowane.

Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1) – dalej Rozporządzenie RODO.

Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest SR Polska Sp. z o. o. | ul. Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa | Numer KRS 0000247061 | Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Dane kontaktowe

Jako Administrator nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez nas oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych mogą Państwo skontaktować się na adres email: srpolska@srpolska.pl lub pisemnie na adres: SR Polska Sp. z o. o. | ul. Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa.

Przetwarzanie danych

Cel przetwarzania danych

  • zawarcie i wykonanie umowy oraz świadczenie usług zgodnie z umową,
  • dla celów marketingowych Administratora, w tym profilowania dla celów marketingowych i w celach analitycznych,
  • dla celów marketingowych, w tym analitycznych i profilowania osób trzecich, w tym partnerów Administratora,
  • ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń związanych z zawartą z Panią/Panem umową/świadczonymi usługami.

 

Podstawa przetwarzania danych

  • niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy,
  • udzielona zgoda, a w niektórych przypadkach (np., kontaktu w celu uzyskania zgody) także uzasadniony interes Administratora,
  • zgoda, w razie nieudzielenia zgody dane osobowe nie są przetwarzane w tym celu,
  • niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora; uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń.

Konkretny cel i podstawa przetwarzania są podawane w odrębnej informacji kierowanej do osób, których dane dotyczą.

Bezpieczeństwo danych osobowych

W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator przyjął Politykę ochrony danych, która kompleksowo określa zasady ochrony danych osobowych. Wdrożone zostały także procedury umożliwiające dostęp do danych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.

Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia rejestracji operacji na danych osobowych oraz identyfikowalności osób dokonujących tych operacji.

Administrator dokłada należytej staranności, aby podmioty z nim współpracujące dawały gwarancje stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do zidentyfikowanych zagrożeń.

Okres przez który dane będą przechowywane

Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy / świadczenia usług lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy.

  • Tam, gdzie przetwarzamy dane osobowe w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora, Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane dla określonego celu jeżeli zgłoszą Państwo sprzeciw wobec takiego przetwarzania.
  • Jeśli przetwarzamy dane w oparciu o Państwa zgodę, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej wycofania.

 

Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora m.in. dostawcom usług IT, podmiotom przetwarzającym dane w celu windykacji należności, oraz firmie księgowej, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie, zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto, wszyscy nasi pracownicy i współpracownicy mający dostęp do Państwa danych osobowych zostali indywidualnie upoważnieni do przetwarzania tych danych oraz pouczeni o spoczywających na nich obowiązkach w zakresie ochrony prywatności naszych Klientów.

Przekazywanie danych poza EOG

Zebrane dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia).

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do Twoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, możecie Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych. W szczególności przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i w celach analitycznych.

  • W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda, mają Państwo prawo cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  • W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy / świadczenia usług lub przetwarzane na podstawie zgody – przysługuje Państwu także prawo do przenoszenia danych osobowych. W takiej sytuacji otrzymacie Państwo od nas swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego. Możecie Państwo przesłać te dane innemu administratorowi danych.
  • Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
  • Podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową / świadczonymi na jej podstawie usługami jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonywania umowy – bez podania danych osobowych nie jest możliwe zawarcie umowy / świadczenie usług.
  • Podanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.

Zmiana Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki poprzez opublikowanie nowej wersji Polityki w Serwisie.



Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej.

Dowiedz się więcej
Rozumiem