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Le Département de Paie

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Voici quelques avantages de base provenant de l’externalisation de l’administration de la paie et des dossiers personnels :

  • Réduction des coûts d’exploitation de la société liés au service de la paie et du personnel (faute de nécessite d’investir dans les outils et compétences)
  • Garantie de respecter les dispositions changeantes du droit du travail, de la Sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu
  • Transfert de la responsabilité au prestataire de services d’externalisation
  • Assurance obligatoire de la responsabilité civile de l’entité externe
  • Garantie de confidentialité des informations sur les rémunérations et de non-divulgation au sein de la société
  • Sécurité de stockage des données (back-up, logiciel antivirus, procédures de sécurité)
  • Respect des délais de dépôt des déclarations et de paiement des sommes découlant de l’embauche des salariés
  • Conseil quotidien dans le domaine du droit du travail, de la Sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu

L’équipe du Département de la paie et du personnel de SR Polska soutient nos clients depuis des années par la réalisation professionnelle des processus liés au calcul des rémunérations et à la gestion des dossiers personnels.

La haute qualité de prestation de services, les compétences étendues et la connaissance pratique des dispositions légales actuelles permettent à SR Polska d’ajuster son offre aux besoins des Clients caractérisés par un profil d’activité très diversifié et de vous proposer des méthodes de coopérations éprouvées.

Nous sommes expérimentés dans la réalisation des contrats d’externalisation caractérisés par un degré d’avancement varié : depuis le service de la paie et du personnel d’une entité nouvellement fondée, en passant par les reprises d’une externalisation existante, jusqu’à la substitution du service des ressources humaines au sein de la société.

Nous adaptons la portée de nos services à la taille et aux besoins du Client.

ADMINISTRATION DE LA PAIE – exemple de portée de services
  • Calcul des rémunérations conformément aux dispositions légales et aux principes de la politique salariale
  • Règlement du temps de travail basé sur les données des lecteurs électroniques ou sur la documentation papier tenue par le Client
  • Règlement des congés de maladie et tenue de la documentation relative aux allocations
  • Réalisation des démarches liées à la saisie sur rémunération
  • Règlement des rémunérations au titre des contrats régis par le droit civil et des contrats de gestion ; règlement des rémunérations du directoire, etc.
  • Remplissage des déclarations de revenus mensuelles et annuelles (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-40)
  • Remplissage des déclarations et rapports de revenus mensuels et annuels exigés par la Sécurité sociale ZUS (ZUS DRA, ZUS RCX, ZUS RSA, ZUS ZZA, ZUS IWA, l’information annuelle sur les cotisations supportées par l’employé)
  • Immatriculation à la Sécurité sociale ZUS et radiation de la Sécurité sociale ZUS des employés, membres de famille et des personnes employées sur la base des contrats en droit civil (ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA)
  • Remplissage des déclarations mensuelles et annuelles pour le Fonds national de la rééducation des personnes handicapées PFRON
  • Établissement des rapports sur les rémunérations exigés par l’Office central des statistiques GUS
  • Établissement des rapports sur la masse salariale des services individuels
  • Établissement des états de la paie aux fins de la communication interne / pour l'associé
  • Calcul des provisions pour congés
  • Délivrance des certificats d’emploi et de rémunération
  • Signature des documents au nom du Client
  • Réalisation au nom de l’employeur des virements bancaires au titre des rémunérations, de la Sécurité sociale ZUS, de l’impôt sur le revenu et du fonds PFRON (garantie de pleine confidentialité des données de la paie)
  • Aide et soutien au cours d’un contrôle de ZUS et des organismes fiscaux
  • Établissement de la documentation aux fins de la retraite et des rentes (ZUS RP-7)
  • Consultations sur les problèmes courants de paie et de personnel
  • Conseil dans le domaine du droit du travail, de la Sécurité sociale et de l’impôt sur le revenu

Ainsi que :

  • Accomplissement des formalités liées au détachement des employés à l’étranger (le formulaire A-1)
  • Règlement des rémunérations, des impôts et des cotisations de Sécurité sociale au cours d’un détachement d’un employé à l’étranger
  • Règlement des impôts et des cotisations sur les rémunérations des étrangers détachés au travail en Pologne
  • Demandes au nom du Client à la Sécurité sociale ZUS et aux bureaux des contributions de délivrer le certificat de non-redevance des cotisations de ZUS et de l’impôt sur le revenu
  • Demande des interprétations individuelles à la Sécurité sociale ZUS et des interprétations fiscales relatives aux questions douteuses (opinions différentes et parfois contradictoires des organismes fiscaux, de la Sécurité sociale ZUS et de l’Inspection nationale du travail relatives aux mêmes ou pareilles questions)
  • Établissement des déclarations ZUS rectificatives pour les années précédant la prise de l’administration de la paie par SR Polska et établissement des déclarations ZUS rectificatives suite au dépassement du 30e multiple de la base des assurances de retraite et de rente

La coopération quotidienne avec un conseiller fiscal permet à nos collaborateurs de consulter les dispositions légales à jour et d’accéder à la réglementation et à des interprétations actuelles.

 ADMINISTRATION DES DOSSIERS PERSONNELS – exemple de portée de services
  • Prise des dossiers tenus par le Client ou constitution des dossiers personnels s’ils font toujours défaut
  • Tenue et mise à jour de la documentation des ressources humaines
  • Établissement des contrats de travail, annexes, accords, dénonciations, certificats de travail standard et d’autres documents liés à l’embauche, à la relation d’emploi et au licenciement
  • Établissement des documents relatifs aux punitions et récompenses
  • Vérification du droit au paiement des indemnités de cessation d’emploi et des dédommagements
  • Préparation de la documentation relative aux saisies d’huissier
  • Possibilité d’établissement une version bilingue des documents personnels (polonaise-française et polonaise-anglaise)
  • Délivrance de recommandations d’examen médical préliminaire, périodique et de contrôle et suivi des dates d’examens
  • Garantie d’une coopération constante avec une société d’hygiène et sécurité du travail (BHP) prestataire de formations BHP, élaboration de la documentation sur le risque professionnel, de la documentation sur les accidents du travail et en allant au travail, etc.
  • Détermination du nombre des jours des congés de vacance et enregistrement des congés pris
  • Établissement des rapports sur les ressources humaines exigés par l’Office central des statistiques GUS
  • Établissement des rapports et des états liés aux ressources humaines
  • Aide et soutien au cours d’un contrôle de l’Inspection nationale du travail
  • Élaborations des règlements de travail, des règlements de rémunérations, des règlements de Fonds d’entreprise des prestations sociales
  • Conseil et aide pour résoudre les problèmes de droit du travail

Nous sommes prêts à vous servir en langues polonaise, française et anglaise.

 Personne à contacter: Elżbieta Bubis       

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